Meldpunt inbreuken

Hubo België en haar verbonden ondernemingen (hierna “Hubo”) streeft de naleving van de wetgeving na in het kader van haar bedrijfsactiviteiten.

Hubo wenst daarom alle personen die kennis menen te hebben van vermoedelijke inbreuken op de wetgeving met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten van Hubo in staat te stellen hiervan melding te maken.

Hiertoe heeft Hubo ‘een intern meldpunt inbreuken’ opgezet, dat u als melder toelaat om eventuele inbreuken op een vertrouwelijke manier te melden en dat u de garantie biedt dat dergelijke meldingen op een zorgvuldige en correcte manier worden opgevolgd.

Elke persoon die in een werkgerelateerde context informatie over inbreuken op de hierna vermelde wetgeving  met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten van Hubo heeft verkregen  kan een melding doen.

Hieronder vallen onder andere: werknemers; uitzendkrachten en jobstudenten; aannemers en onderaannemers; personen die als zelfstandige diensten verlenen aan Hubo of een van haar verbonden ondernemingen, zoals consultants; leveranciers; stagiaires (al dan niet bezoldigd); vrijwilligers.

U kan een melding doen over inbreuken die betrekking hebben op:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belasting en sociale fraude.

Verder kan u ook inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad of van inbreuken in verband met de interne markt melden.

De informatie over de inbreuk hoeft niet noodzakelijk verkregen te zijn tijdens de werkrelatie, maar kan ook verkregen zijn na beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere pre- of postcontractuele handelingen.

Dit kanaal is niet bestemd om vragen of inlichtingen over de producten of diensten van Hubo te beantwoorden, noch om eventuele klachten in verband met lopende bestellingen of gedane aankopen te uitten. Hiervoor kan u zich steeds wenden tot onze klantendienst.

Inbreuken kunnen schriftelijk gemeld worden door een e-mail te sturen naar het e-mailadres [email protected].

De melding moet zoveel mogelijk informatie bevatten en moet voldoende gedetailleerd zijn om Hubo toe te laten een grondig onderzoek te voeren naar de vermeende inbreuken. De melding bevat daarom in de mate van het mogelijke minstens de volgende gegevens:  

• uw naam en relatie met Hubo, alsook uw contactgegevens;
• de datum, tijd en plaats van de gebeurtenis(sen) die u wilt melden;
• een gedetailleerde beschrijving van de gebeurtenis(sen) alsook uw eventuele rol of betrokkenheid hierbij of hoe deze onder uw aandacht zijn gekomen,
• de namen en functies van de betrokken personen of informatie die hun identificatie mogelijk maakt;
• uw relatie met de betrokken persoon of personen;
• de namen van andere personen, indien van toepassing, die de gemelde feiten kunnen bevestigen;
• eventuele bewijsstukken of nuttige documenten waarover u beschikt in verband met de melding;
• alle andere informatie of elementen die kunnen helpen om de feiten te verifiëren.

Hubo heeft een meldingsbeheerder aangesteld  die uw melding op een onafhankelijke, zorgvuldige, vertrouwelijke en professionele wijze zal behandelen.

Binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding stuurt de meldingsbeheerder u een ontvangstbevestiging van uw melding.

De meldingsbeheerder zal zorgvuldig de nodige onderzoeken uitvoeren om na te gaan of de beweerde inbreuken binnen de toepassing van de regelgeving vallen en of ze al dan niet gegrond zijn. Indien nodig kan hij u vragen stellen of u verzoeken bijkomende informatie aan te leveren betreffende uw melding.

Alle onderzoeken worden uitgevoerd door de meldingsbeheerder met inachtneming van de beginselen van onpartijdigheid en vertrouwelijkheid. Uw identiteit als melder of enige informatie waaruit uw identiteit direct of indirect kan worden afgeleid wordt, behoudens in de wettelijk voorziene uitzonderingen, in geen geval bekend gemaakt. Bovenvermeld e-mailadres waarop de meldingen gedaan worden, is uitsluitend toegankelijk voor de personen binnen Hubo die, namens Hubo en haar verbonden ondernemingen, werden aangesteld als meldingsbeheerder.

Binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen de 3 maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt u vanwege de meldingsbeheerder feedback over uw melding. Deze feedback omvat, hetzij informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging, indien de melding gegrond werd bevonden of, indien de melding ongegrond wordt geacht, de motivering voor het zonder gevolg klasseren van de melding.

Indien u binnen het toepassingsgebied van de wetgeving een melding doet, dan bent u beschermd tegen eventuele represailles (zoals, doch niet beperkt tot, ontslag, vroegtijdige beëindiging of opzegging van de overeenkomst, verandering van taken, financiële sancties,  etc.) , op voorwaarde dat u de melding te goeder trouw hebt gedaan, d.w.z. dat u gegronde redenen had om aan te nemen dat de informatie over de inbreuk(en) op het moment van de melding juist was (ook al blijkt de beweerde inbreuk achteraf niet bewezen).

Worden eveneens beschermd:

• facilitators;
• derden die met u verbonden zijn, zoals u familieleden, collega’s, …;
• juridische entiteiten waarvan u eigenaar bent, waarvoor u  werkt of waarmee u op een andere manier verbonden bent in een werkgerelateerde context. 

Indien u daarentegen te kwader trouw een melding doet, d.w.z. een melding die opzettelijk valse of ongefundeerde betichtingen bevat, dan wel een melding doet met het loutere doel Hubo of haar verbonden ondernemingen te belasteren of schade toe te brengen, dan geniet u geen bescherming. 

Naast het interne meldingskanaal heeft u als melder de mogelijkheid om bij de daartoe bevoegde autoriteit, die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van meldingen, (vermeende) inbreuken te melden (extern meldingskanaal).

Hoe je een externe melding doet, is afhankelijk van de bevoegde autoriteit. Hiertoe raadpleegt u best de website van de bevoegde autoriteit.

Tenzij u uw melding anoniem hebt gedaan, dienen wij uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van het onderzoek en de behandeling van de melding.

Voor meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken verwijzen wij naar onze privacy policy.